Existe um ditado que diz que “não se pode fazer um omelete sem quebrar os ovos.”
Igualmente não se consegue realizar um evento sem organização e planejamento.
Existem pessoas de boa vontade que, para conter custos, ficam encarregadas de ver isso e agir aquilo, mas sem o mínimo preparo para tanto, o resultado não será dos melhores.
Acabamos de participar de um evento que reuniu profissionais de várias cidades das redondezas de Campos.
Gastou-se com bom coffe break e coquetel, pastas para os convencionais, ampla participação inclusive de patrocinadores, apresentações artísticas, Mestre-de-Cerimônias (MC) profissional etc.
Porém a escolha do local não foi a melhor uma vez que não havia refrigeração, nem ventiladores e, como o evento ocorreu durante o dia todo, o calor fez com que muita gente desistisse de continuar, muitos dispersaram ficando em locais mais abertos e distantes, além da compreensível falta de concentração nas palestras que ocorriam.
Também faltou profissional para dizer, por exemplo, que era necessário locar microfones. O único existente não era de boa qualidade e impedia, por não haver outro, a alternância entre o condutor do evento (MC) e os integrantes da mesa.
Mas o pior de tudo eu ainda não contei: os organizadores estipularam determinada seqüência e o MC preparou o roteiro do início ao fim, como era de se esperar. Porém, a toda hora, os próprios organizadores alteravam o ato que viria a seguir, surpreendendo tanto o MC quanto até mesmo outros integrantes da Comissão organizadora. Até que no final um desses organizadores – aquele que mais alterava o programado – assumiu para si a função de condutor do evento, deixando o MC de lado e chegando ao cúmulo de dar prosseguimento ao evento, mesmo após o presidente do encontro ter declarado encerrada aquela solenidade.
Tudo legal – estavam todos entre amigos – mas deve-se evitar tais práticas justamente para mostrar a todos a capacidade de realizar determinado evento com organização, planejamento e profissionalismo, a ponto de todos ficarem satisfeitos.
A técnica NHS (na hora sai) - como diz meu irmão - não é muito recomendada.
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