Planejamento de Eventos

               A organização de um evento é trabalhosa e de grande responsabilidade. Como o evento acontece em grande parte ao “ao vivo”, qualquer falha compromete o conceito/imagem de quem o promove e de quem o organiza.

               Para se ter os objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso planejamento, que envolve: públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes , acompanhamento e controle , avaliação e orçamento.
Etapas
               As etapas ou fases de um evento são o planejamento (pré-evento) a organização e a avaliação (pós-evento).
Objetivos
               Devem ser considerados os de caráter geral e específicos. É a determinação do que se pretende com o evento, de forma ampla e específica.

Público-Alvo
               É a quem se destina o evento, determinando se externo , interno ou misto.

Estratégias

              Consiste naquilo que serve de atração ou interesse do público-alvo do evento. Pode ser estratégia para amplo comparecimento, ou para que todos saiam satisfeitos do evento por exemplo.

Recursos

              São todos os recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento.

Programa

              É a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até o seu término.

              Fatores condicionantes São fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para sua realização.

Definição de data, horário e local

             Deve-se escolher, adequadamente, a data, o horário e o local para a realização do evento. É o primeiro passo, tanto para o sucesso, como para o fracasso.
            É sensato considerar, no agendamento de data, os fins de semana, períodos de férias, os fins de semana, períodos de férias, feriados prolongados, eventos similares e/ou paralelos, concorrentes, bem como situações de cries. Ainda, considerar usos e costumes do público-alvo.              

             Por exemplo, em determinada cidade, um dia bom para um coquetel é na 2ª ou na 4ª feira.

Orçamento – Previsões de Gastos
           Deve ser feito detalhadamente para não se ter surpresas. É nele que se estabelecem as previsões e o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio, apoio ou permuta, deverá ser divido em cotas para serem negociadas com os possíveis interessados. É sempre bom ter os “pés no chão”.
Sonorização

            Deve ser analisado o seguinte:

Estrutura e tamanho do local;
Tipo de evento (apresentar programa ou roteiro);
Música ao vivo e /ou mecânica; Gravação em áudio;
Número de microfones (solicitar sempre um de reserva);
Tipos de microfones (pedestal, mesa, sem fio, de lapela);
Suporte para caixas de som;
Bom estado de conservação do equipamento;
O pessoal para transporte, montagem e operação;
Horário para montagem e principalmente teste antecipado.

            Volume de som para o ambiente, altura do som na 1ª fileira e última do auditório. Ver capacidade de energia se requer gerador de energia para suportar a carga necessária. Ainda, se houver falta de energia demorada qual será o procedimento a ser tomado.
Gravação, projeção e transmissão

Estrutura e tamanho do local;
Tipo de evento (apresentar programa ou roteiro);
Número de câmaras;
Quem fará a iluminação, quantas lâmpadas, qual a capacidade de energia, voltagem, etc.
Número de telas e tamanhos. Bom estado de conservação do equipamento;
Pessoal para transporte, montagem e operação;
Horário para montagem;
Sistema de gravação: VHS ou digital.

Decoração

Estrutura e tamanho do local;
Tipo de evento;
Condições climáticas (ver toldos, coberturas se for ao ar livre, alternativas para chuvas);

Recursos:

cartazes, placas, displays, iluminação, banner, painéis (considerar proporcionalidade em relação ao local a ser afixado, etc).
Placas informativas e placas com nomes dos salões sempre devem ser enormes, com 2 ou 3 linhas no máximo, colocadas em duplicidade, em locais visíveis.

Mobiliários:

sofás, cadeiras, mesas,púlpito;

Tipos de flores:

finas, tropicais, do campo (se o arranjo for colocado sobre a mesa é conveniente que as flores não exalem perfume, assim devem ser desidratadas);

Tipos de arranjo:

de aparador (especificar tamanho e formato), de mesa, de centro de mesa principal, jardineira e vasos;

Transporte e montagem.
Harmonia com o local, volume de flores compatível com o palco, local, etc.

Climatizador caso o local seja muito quente ou seco.

Lâminas/faixas de tecido no teto se este não houver bom acabamento.

Ar Condicionado, ventiladores, etc.. (testar ruídos).

Mestre de cerimônia

              O mestre de cerimônia que fará o evento “acontecer” deverá ter:

Boa aparência;

Postura discreta;

Traje específico para o evento;

Conhecimento de cerimonial;

Dicção perfeita (voz nem alta e nem baixa);

Disponibilidade para chegar até uma hora antes do evento;

Conhecimento da pronúncia de nomes, palavras, inclusive estrangeiras;

Capacidade de improvisar em situações difíceis;

Sem estrelismo, porém desinibido (dependendo da situação deve ser alertado para o “estrelismo”);

Sem tiques nervosos;
Conhecimento (mesmo que apenas de vista) “do mundo oficial, político e social” da cidade.
Brincadeiras e vulgarismo fora do script são inadmissíveis;

Recepcionistas

Boa aparência;

Postura, cordialidade, traquejo, conhecedoras de etiqueta;

Uniforme sem decotes exagerados (confortáveis ao corpo);

Treinadas para fornecer informações sobre o programa do evento e do local de sua a realização (sem ser vulgar e evitando-se intimidade com convidado);

Distribuição de material;

Disponibilidade para chegar até uma hora antes do evento.

 

Por Ray Garbelotti